آیا می‌دانستید یکی از مهم‌ترین اسناد برای آزادی کالای شما از گمرک، یک برگه ساده به نام ترخیصیه است؟ در دنیای پیچیده تجارت بین‌الملل هر سند و مدرکی نقش حیاتی بر موفقیت معامله دارند. ترخیصیه (Delivery Order) یکی از این اسناد مهم است که در صورت عدم آشنایی با آن، ممکن است فرایند واردات یا صادرات شما با چالش‌های جدی مواجه شود. آیا می‌دانستید بدون این برگه به ظاهر ساده، کالای شما ممکن است برای همیشه در انبار گمرک باقی بماند؟
در ادامه به طور جامع به سؤال «ترخیصیه چیست؟» پاسخ می‌دهیم، تفاوت آن با اسناد دیگر را بررسی می‌کنیم و مراحل دریافت و واگذاری آن در سامانه EPL را شرح خواهیم داد. با ما همراه باشید تا با نکات کاربردی و به‌روز این فرایند آشنا شوید.
ترخیصیه چیست؟
ترخیصیه (Delivery Order یا D/O) سندی رسمی است که توسط شرکت حملونقل بین‌المللی (مانند شرکت کشتیرانی، هواپیمایی یا فورواردر) یا نماینده مجاز آن صادر می‌شود. این سند “دستور تحویل کالا” است که خطاب به گمرک یا انبار کالا صادر شده و با استناد به آن، صاحب کالا یا نماینده قانونی او می‌تواند کالا را از انبار گمرک تحویل بگیرد.
ترخیصیه بیانگر تسویه حساب شرکت حمل با صاحب کالا است. با صدور این سند، شرکت حمل‌کننده رسماً اعلام می‌کند که همه کرایه‌های حمل، هزینه‌های انبارداری و سایر مطالبات خود را از صاحب کالا دریافت کرده و دیگر هیچ مانعی برای تحویل کالا از نظر این شرکت وجود ندارد. بدون ترخیصیه، عملاً اظهار کالا به گمرک ممکن نیست.
درصورتی که قصد اطلاع از سایر اصطلاحات گمرکی را دارید، مطالعه اصطلاحات بازرگانی و گمرکی را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
اطلاعات مندرج در ترخیصیه، جزئیاتی که نباید نادیده گرفت!
همانند بارنامه و مانیفست، اطلاعات درج شده در ترخیصیه نیز اهمیت زیادی دارند. هرگونه مغایرت یا اشتباه در این جزئیات می‌تواند منجر به تأخیر در فرایند ترخیص و بروز مشکلات قانونی شود. یک ترخیصیه کامل و صحیح باید دربرگیرنده اطلاعات زیر باشد:
- مشخصات کامل گیرنده کالا شامل نام، نام خانوادگی، کد ملی یا شناسه ملی (برای اشخاص حقوقی)
- نام و مشخصات وسیله حمل شامل نام کشتی، شماره پرواز هواپیما، یا مشخصات کامیون/قطار
- شماره بارنامه و تاریخ صدور آن برای ردیابی دقیق محموله و تطابق با بارنامه اصلی
- بندر بارگیری (Port of Loading)
- بندر تخلیه (Port of Discharge)
- تعداد و نوع بسته‌بندی
- شرح کالا (Description of Goods) و توضیح مختصری از نوع و ویژگی‌های کالا (مثلاً لوازم خانگی، قطعات خودرو)
- وزن خالص و دقیق محموله بدون در نظر گرفتن وزن بسته‌بندی
- نام کامل شرکت کشتیرانی یا مؤسسه حملونقل (شرکت صادرکننده ترخیصیه)
- شماره فهرست کل بار (مانیفست)
کلیه این اطلاعات باید با دقت از روی بارنامه اصلی استخراج و در ترخیصیه درج شوند. هرگونه تفاوت، حتی جزئی‌ترین اختلاف می‌تواند در زمان اظهار کالا به گمرک منجر به بروز مشکلات جدی شود.
تفاوت ترخیصیه با قبض انبار و بارنامه
برای جلوگیری از سردرگمی‌های رایج در فرآیند ترخیص بهتر است که تفاوت‌های اساسی بین ترخیصیه، قبض انبار و بارنامه را درک کنید. هر یک از این اسناد نقش متفاوت و تأثیرگذاری در زنجیره تامین بین‌المللی دارند:
| سند | صادرکننده | کاربرد | زمان صدور |
| بارنامه | متصدی حملونقل (کریر) | قرارداد حمل، رسید کالا و سند مالکیت برای حمل | در مبدا حملونقل و پس از تحویل کالا به کریر |
| قبض انبار | سازمان انبارهای عمومی گمرک | تأیید ورود و نگهداری کالا در انبار گمرکی | زمان ورود کالا به اماکن گمرکی |
| ترخیصیه | شرکت حملونقل بین‌المللی | اجازه تحویل کالا به صاحب آن و تأیید تسویه حساب کرایه | در مقصد و پس از تسویه حساب کرایه حمل با صاحب کالا |
رابطه متقابل بارنامه، قبض انبار و ترخیصیه
برای دریافت قبض انبار الکترونیکی و سپس شروع فرایند اظهار کالا به گمرک، شما باید اول ترخیصیه معتبری که به نام‌تان صادر شده را دریافت کنید. این سه سند به‌صورت زنجیروار به هم متصل هستند و هر یک، مکمل دیگری است.
فرآیند دریافت و واگذاری ترخیصیه
فرایند دریافت و به‌ویژه واگذاری ترخیصیه از طریق سامانه جامع امور گمرکی (EPL) و به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شود. برای تسهیل در امور تجاری و تسریع در روند ترخیص، مراحل دریافت ترخیصیه از شرکت حملونقل را به ترتیب زیر انجام دهید:
- تسویه حساب کامل حملونقل شامل کرایه، دموراژ (هزینه توقف کانتینر) و سایر عوارض با شرکت حملونقل.
- ارائه نسخه‌های اصلی بارنامه.
- تأییدیه تلکس آزادسازی برای محموله‌های تحت بارنامه تلکس ریلیز (Telex Release).
- در نهایت صدور ترخیصیه به‌صورت الکترونیکی از سامانه EPL به نام شما.
آموزش واگذاری ترخیصیه در سامانه EPL
فرض کنید مالکیت کالای شما به شخص دیگری منتقل شده یا به هر دلیلی باید ترخیصیه را به فرد یا شرکت دیگری واگذار کنید. این فرایند را می‌توانید به‌صورت الکترونیکی و امن از طریق سامانه EPL انجام دهید. برای انتقال ترخیصیه به نام شخص یا شرکت دیگر به شرح زیر عمل کنید:
- ورود به سامانه EPL: به‌عنوان صاحب فعلی ترخیصیه (یا نماینده قانونی شرکت حمل) با نام کاربری و رمز عبور خود، وارد سامانه EPL شوید.
- انتخاب گزینه “واگذاری ترخیصیه”: در منوی سمت راست داشبورد کاربری خود، گزینه مربوط به “واگذاری ترخیصیه” را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
- اطلاعات کلیدی را وارد کنید: در فرم باز شده، باید اطلاعات کاملی که شامل کد ملی شرکت حملونقل بین‌المللی، شماره مانیفست، شماره بارنامه و کد ملی صاحب جدید ترخیصیه می‌شود را ثبت کنید.
- تأیید انتقال: پس از وارد کردن دقیق اطلاعات، روی دکمه “انتقال” بزنید. حالا پیامی حاوی جزئیات انتقال و تأیید هویت صاحب جدید برایتان نمایش داده می‌شود.
- تأیید نهایی و اجرای دستور: اگر تمامی اطلاعات صحیح است، پیام را تأیید کرده و واگذاری ترخیصیه را نهایی کنید.
- مشاهده پیغام موفقیت: پس از اتمام موفقیت‌آمیز فرایند، سیستم پیامی مشابه “ترخیصیه با موفقیت به شرکت/شخص … انتقال یافت” را برایتان ارسال می‌کند.
اکنون صاحب جدید ترخیصیه می‌تواند مراحل بعدی مانند دریافت قبض انبار الکترونیکی و آغاز دور اظهاری واردات را انجام دهد.
پیگیری وضعیت ترخیصیه
برای این که مطمئن شوید که ترخیصیه به نام چه کسی ثبت شده و وضعیت آن چگونه است، می‌توانید از سامانه EPL پیگیر آن باشید. برای این منظور
- در منوی سمت راست سامانه، دکمه “بررسی وضعیت ثبت ترخیصیه” را بزنید.
- کد شرکت حمل، شماره مانیفست و شماره بارنامه را وارد کرده و دکمه “بررسی وضعیت ترخیصیه” را فشار دهید.
- اطلاعات “صاحب کنونی ترخیصیه … با شناسه ملی …” برایتان نمایش داده می‌شود.
اهمیت استراتژیک ترخیصیه در تجارت بین‌المللی
ترخیصیه ستون فرایند لجستیک برای افزایش سرعت و دقت در فرایند ترخیص است و مزایای زیادی دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- افزایش سرعت و کارایی در ترخیص.
- تضمین انتقال قانونی مالکیت.
- کاهش تغییرات و هزینه‌ها انباردار.
- جلوگیری از مشکلات قانونی و کاهش خطر جریمه یا توقیف کالا.
چالش‌ها و نکات طلایی برای جلوگیری از مشکلات در فرایند ترخیصیه
در طول فرایند ترخیصیه ممکن است با چالش‌هایی مواجه شوید. شناخت این چالش‌ها و راه‌حل‌های مناسب برای آن‌ها می‌تواند شما را از دردسرهای بزرگی نجات دهد. این چالش‌ها عبارت‌اند از:
اشتباه در تعیین کد تعرفه گمرکی (HS Code) که منجر به محاسبه اشتباه حقوق ورودی و جریمه‌های سنگین می‌شود. برای جلوگیری از بروز این مشکلات و عبور از این چالش بهتر است که از یک ترخیص‌کار حرفه‌ای برای تعیین کد تعرفه گمرکی کمک بگیرید.
تأخیر در تشریفات گمرکی یا نقص در مدارک ارائه شده (از جمله ترخیصیه)، روند ترخیص را طولانی کرده و هزینه‌های نگهداری در انبار و دموراژ کانتینر را افزایش می‌دهد. برای مواجه با این مشکلات باید برنامه‌ریزی دقیقی از لحظه ورود کالا به گمرک داشته باشد و به طور مدام پیگیر روند کار باشید. برای عبور از این چالش استفاده از سامانه EPL و آماده‌سازی کامل مدارک پیش از شروع فرایند، بسیار مؤثر است.
عدم تحویل به‌موقع کالا از انبار نیز یکی دیگر از چالش‌ها و مشکلات است کالاهای شما تنها ۴ ماه فرصت دارند تا از انبارهای گمرکی ترخیص شوند. پس از این مهلت، کالا متروکه محسوب شده و گمرک حق تملک یا فروش آن را خواهد داشت. پس از لحظه ورود کالا به بندر، پیگیری مستمر وضعیت آن باشید و مطمئن شوید که همه مراحل ترخیصیه و ترخیص کالا در این بازه زمانی انجام می‌شوند.
قوانین و مقررات گمرکی مدام در حال تغییر و به‌روزرسانی هستند و عدم آگاهی از آخرین تغییرات ممکن است باعث بروز مشکلات جدی در روند ترخیص کالا شود. برای جلوگیری از بروز مشکلات پیش‌بینی نشده آخرین بخشنامه‌ها و اطلاعیه‌های گمرک مطالعه کنید و با کارشناسان مجرب این حوزه مشورت کنید.
نتیجه‌گیری
ترخیصیه یکی از مهم‌ترین اسناد در فرایند ترخیص کالا از گمرک است که نقش کلیدی در تسریع و قانونی کردن تحویل کالا به صاحب آن دارد. درک تفاوت آن با بارنامه و قبض انبار، تسلط بر فرایندهای الکترونیکی در سامانه EPL و آگاهی از چالش‌هایی مانند اشتباه در کد تعرفه یا تأخیرات برای هر تاجر و بازرگان موفقی الزامی است. با برنامه‌ریزی دقیق و همکاری با ترخیص‌کاران حرفه‌ای زارعی، می‌توانید از هزینه‌های اضافی و بروز مشکلات قانونی جلوگیری کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان زارعی تماس بگیرید و گام‌های محکمی برای موفقیت در تجارت بین‌المللی بردارید!
