پروسیجر یکی از اصطلاحاتی است که در دنیای بازرگانی و تجارت خارجی بسیار شنیده میشود و میان فعالان این حوزه، واژهای پرکاربرد است. بسیاری از افرادی که در زمینه واردات، صادرات یا ترخیص کالا فعالیت میکنند، دائماً با این کلمه سروکار دارند اما شاید هنوز تعریف دقیق و کاربرد واقعی آن را ندانند. در این بخش از مقلات آموزشی شرکت ترخیص کالا زارعی تصمیم داریم به زبان ساده توضیح دهیم که پروسیجر در بازرگانی چیست، چه کاربردی دارد و چرا آشنایی با آن برای هر فرد فعال در حوزه تجارت بینالملل ضروری است. با ما همراه باشید.
تعریف دقیق پروسیجر در بازرگانی
پروسیجر در بازرگانی به مجموعهای از مراحل، قوانین و دستورالعملهای استاندارد گفته میشود که برای انجام درست فعالیتهای تجاری مانند واردات، صادرات یا ترخیص کالا تدوین میگردد. این روش اجرایی، چارچوبی مشخص برای نحوه انجام کارها فراهم میکند تا تمامی فرآیندهای بازرگانی بهصورت شفاف و قابل کنترل پیش بروند.
پروسیجر به انگلیسی Procedure است.
مثالهایی از پروسیجر در بازرگانی
برای درک بهتر پروسیجر، بررسی مثالهای زیر حائز اهمیت است:
پروسیجر واردات کالا
پروسیجر واردات، مراحل این فرآیند را مشخص میکند:
- دریافت پیشفاکتور از فروشنده خارجی
- بررسی تعرفه و مقررات واردات
- ثبت سفارش و دریافت کد 8 رقمی
- تخصیص ارز و پرداخت وجه
- حمل کالا به کشور
- اظهار در گمرک، ارزیابی و ترخیص
پروسیجر صادرات کالا
پروسیجر صادرات، مراحل این فرآیند را مشخص میکند:
- آمادهسازی کالا و مدارک صادراتی
- دریافت مجوزهای لازم (استاندارد، بهداشت و…)
- عقد قرارداد با خریدار خارجی
- بستهبندی، بارگیری و صدور بارنامه
- دریافت گواهی مبدأ و انجام تشریفات گمرکی
پروسیجر ترخیص کالا از گمرک
پروسیجر ترخیص، مراحل این فرآیند را مشخص میکند:
- ارائه اسناد (فاکتور، پکینگ، بارنامه، کوتاژ و…)
- ارزیابی کالا توسط گمرک
- پرداخت حقوق و عوارض گمرکی
- دریافت پروانه ترخیص و خروج کالا از انبار
تفاوت پروسیجر با فرآیند و دستورالعمل
با مثالها و توضیحاتی که داده شد شاید فکر کنید که «پروسیجر»، «فرآیند» و «دستورالعمل» معنای یکسانی دارند، اما در واقع هرکدام نقش متفاوتی در سیستم یک شرکت بازرگانی دارند.
پروسیجر (Procedure) یعنی چه کاری باید انجام شود؛ در واقع روش اجرایی انجام یک فعالیت مشخص است.
دستورالعمل (Instruction) یعنی چطور باید آن کار انجام شود؛ جزئیات اجرای هر مرحله را توضیح میدهد.
فرآیند (Process) یعنی جریان کلی انجام کار؛ از ابتدا تا انتهای یک فعالیت را در سطح کلان نشان میدهد.
انواع پروسیجر در بازرگانی
از مهم ترین پروسیجرها در شرکت های بازرگانی میتواند موارد زیر را نام برد:
پروسیجر واردات کالا (Import Procedure): شامل تمام مراحل از دریافت پیشفاکتور تا ترخیص از گمرک.
پروسیجر صادرات کالا (Export Procedure): روند آمادهسازی، مجوزها، حمل و انجام تشریفات گمرکی برای صادرات.
پروسیجر ترخیص کالا از گمرک (Customs Clearance Procedure): مجموعه اقدامات لازم برای اظهار، ارزیابی، پرداخت حقوق گمرکی و دریافت پروانه ترخیص.
پروسیجر خرید خارجی (Foreign Purchase Procedure): نحوه استعلام قیمت، مذاکره، عقد قرارداد و پرداخت وجه به فروشنده خارجی.
پروسیجر حملونقل بینالمللی (Shipping Procedure): مراحل انتخاب نوع حمل، رزرو کانتینر، بیمه، صدور بارنامه و تحویل کالا در مقصد.
پروسیجر پرداخت و تسویه مالی (Payment Procedure): تعیین روش پرداخت بینالمللی مانند اعتبار اسنادی، حواله ارزی یا پرداخت نقدی.
چرا هر شرکت وارداتی باید پروسیجر مشخص داشته باشد؟
در فعالیتهای وارداتی، هر مرحله از کار — از مذاکره با فروشنده خارجی گرفته تا ترخیص کالا از گمرک — به دقت، هماهنگی و زمانبندی دقیق نیاز دارد. اگر شرکت وارداتی پروسیجر مشخص و مدونی نداشته باشد، تصمیمها سلیقهای میشوند، وظایف بهدرستی تقسیم نمیشوند و احتمال خطا یا تأخیر بالا میرود.
داشتن پروسیجر مشخص باعث میشود همه مراحل کاری بهصورت مستند و تکرارپذیر انجام شوند؛ یعنی اگر فردی از تیم غایب شد یا مسئولیت عوض شد، روند کار متوقف نمیشود.
پروسیجر یک چارچوب استاندارد است که به شرکت کمک میکند:
- وظایف هر دپارتمان (بازرگانی، مالی، ترخیص، حملونقل) بهروشنی تعریف شود؛
- ارتباط با مشتریان و طرفهای خارجی طبق اصول انجام گیرد؛
- خطاهای اداری و مالی به حداقل برسد.
به همین دلیل، شرکتهای موفق وارداتی معمولاً برای هر بخش از کار خود، از دریافت پیشفاکتور تا ترخیص کالا، پروسیجرهای دقیق و بهروزی دارند که اجرای درست آنها باعث صرفهجویی در زمان و هزینه میشود.
جمعبندی
پروسیجر در بازرگانی یکی از مفاهیمی است که در دنیای تجارت کاربرد دارد. ما نیز در مجموعه مقالات آموزشی شرکت ترخیص زارعی تصمیم گرفتیم در قالب این مطلب، به زبان ساده دربارهی این مفهوم پرکاربرد توضیح دهیم.
در انتها امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد و درک روشنتری از مفهوم و اهمیت پروسیجر در فعالیتهای بازرگانی به دست آورده باشید.
